Hay mucho contenido sobre cómo presentarse a una licitación y casi ninguno sobre lo que cuesta hacerlo. Es información incómoda para quien cobra por ello, y es exactamente la que necesita una empresa pequeña para decidir si esto le compensa.
Las horas, por fase
Para una empresa que se presenta por primera vez y no tiene nada preparado:
Fase | Horas |
|---|---|
Encontrar la licitación y filtrarla | 1 – 3 |
Leer el pliego y decidir | 2 – 4 |
Reunir documentación administrativa | 3 – 8 |
Redactar la memoria técnica | 8 – 20 |
Preparar la oferta económica | 2 – 5 |
Montar sobres, firmar y presentar | 1 – 3 |
Total primera licitación | 17 – 43 h |
A partir de la tercera, con dossier maestro montado y ROLECE tramitado, el total baja a un rango de 8 a 18 horas. La reducción viene casi toda de la parte administrativa. La memoria técnica no se comprime: cada pliego tiene su rúbrica y copiar la anterior se nota y se penaliza.
Traducido a dinero
Si el trabajo lo hace el gerente o un técnico senior, con un coste empresa de 35 a 50 € por hora:
Primera licitación: 600 – 2.150 €
Licitación en régimen: 280 – 900 €
Ese es el coste interno real, aunque no aparezca en ninguna factura. Y hay un coste adicional que no se contabiliza nunca: las horas del gerente dedicadas a esto son horas que no está dedicando a vender.
Las tres formas de pagarlo
1. Hacerlo internamente
Coste: el de arriba, en horas propias. Cuándo tiene sentido: si vas a presentarte a menos de tres o cuatro licitaciones al año, o si tienes a alguien con tiempo real disponible. El problema: a partir de cierto volumen, el cuello de botella es siempre la misma persona, y la calidad de la memoria cae cuando hay que sacar dos ofertas la misma semana.
2. Externalizar a una consultoría
Coste: varios cientos de euros por expediente en el mercado español. El servicio de preparación completa de un expediente por parte de una consultora especializada se mueve en ese entorno, con variación según complejidad y tipo de contrato. Cuándo tiene sentido: primera licitación de importe elevado, obra compleja, o cuando de verdad no hay nadie dentro que pueda ocuparse. El problema: el coste es lineal. Doce licitaciones al año multiplican por doce. Y el conocimiento se queda fuera de la empresa.
3. Software
Coste: cuota mensual, independiente del número de expedientes. Cuándo tiene sentido: cuando licitar deja de ser un intento aislado y pasa a ser un canal. El problema: requiere que alguien de dentro revise y valide. No elimina el criterio, elimina el trabajo mecánico.
La comparación que importa: doce licitaciones al año
Doce es un volumen razonable para una pyme que se toma esto en serio: una al mes.
Opción | Coste anual aproximado |
|---|---|
Interno, en régimen | 3.400 – 10.800 € en horas propias |
Consultoría por expediente | Varios miles de euros, creciendo linealmente |
Software con revisión interna | Cuota anual + horas de revisión |
El punto de inflexión suele estar entre la tercera y la quinta licitación del año. Por debajo, externalizar puntualmente es razonable. Por encima, el coste por expediente es lo que decide si el canal es rentable.
El cálculo que casi nadie hace
Divide el importe medio de los contratos a los que te presentas entre el coste de preparar cada oferta, y multiplícalo por tu tasa de éxito estimada.
Ejemplo: contratos de 45.000 € con un margen del 20 % son 9.000 € de margen por adjudicación. Si preparar cada oferta cuesta 500 € y ganas una de cada cuatro, el coste de adquisición de ese contrato es de 2.000 €. Es rentable con holgura.
Si preparar cada oferta cuesta 600 € y ganas una de cada diez, son 6.000 € por adjudicación sobre 9.000 € de margen. Ahí el negocio deja de existir.
Por eso el coste por expediente no es un detalle administrativo: es lo que determina si licitar es un canal viable o un pasatiempo caro.
Qué hacer ahora
Calcula tu número. Coge la última licitación que preparaste, suma las horas reales de todos los implicados y multiplícalas por tu coste hora. Compáralo con el margen del contrato.
Si el resultado te sorprende, es que llevabas tiempo tomando esta decisión sin datos.
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