Entre presentar una oferta y firmar el contrato hay más pasos de los que la mayoría espera, y la duración varía enormemente según el órgano, el procedimiento y la complejidad del expediente. Un simplificado puede resolverse en cinco o seis semanas; un contrato armonizado con muchos licitadores puede irse a seis meses.
Estos son los hitos, en orden, y qué se puede hacer en cada uno.
1. Apertura del sobre administrativo
La mesa de contratación se reúne y revisa la documentación del sobre A. Aquí se decide quién sigue en el procedimiento.
Si hay defectos subsanables, se te requiere con un plazo corto, habitualmente tres días hábiles. Es el momento de mayor riesgo de todo el proceso y coincide con el momento en que nadie está pendiente, porque ya se ha entregado y la cabeza está en otra cosa.
Revisa el perfil del contratante y el correo asociado a diario durante estos días.
2. Apertura de la propuesta técnica
Se abre el sobre B y se remite al servicio técnico para su valoración. Es la fase más lenta e imprevisible: depende de la carga de trabajo del técnico y del número de ofertas.
Aquí no hay nada que hacer. Nada que aportar, nada que aclarar salvo requerimiento expreso.
3. Apertura de la oferta económica
En acto público, una vez cerrada la valoración técnica. Se leen las puntuaciones técnicas obtenidas y se abren los sobres económicos.
Si tu oferta entra en presunción de anormalidad, se abre el trámite de justificación con plazo breve. Conviene tener el desglose de costes preparado de antemano.
4. Propuesta de adjudicación
La mesa clasifica las ofertas por puntuación total y propone al órgano de contratación adjudicar a la primera.
Esta propuesta no crea derecho: es una propuesta.
5. Requerimiento de documentación
Al licitador propuesto se le requiere que aporte, en diez días hábiles, la documentación que hasta ahora solo había declarado: certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, documentación de solvencia, alta en el impuesto correspondiente, y la garantía definitiva del 5 % del importe de adjudicación sin IVA.
Dos avisos:
Si no atiendes el requerimiento en plazo, se entiende que retiras la oferta y se pasa al siguiente clasificado. Con consecuencias.
La garantía definitiva tarda en constituirse. Un aval bancario o un seguro de caución no se emiten en 24 horas. Si es tu primera licitación, habla con tu banco o tu correduría antes de presentar la oferta, no cuando llegue el requerimiento.
6. Adjudicación
Se dicta y se notifica a todos los licitadores, con publicación en el perfil del contratante. La notificación debe incluir la información necesaria para que quien no ha ganado pueda recurrir: puntuaciones, características de la oferta ganadora y motivación.
Desde ese momento corren los plazos de recurso.
7. Formalización
El contrato se firma. En contratos susceptibles de recurso especial hay un plazo de espera antes de poder formalizar, para permitir que se interpongan recursos.
La ejecución empieza a partir de la formalización, no de la adjudicación.
Qué hacer durante la espera
Suscríbete al expediente en la plataforma. Las notificaciones llegan ahí, y hay órganos que no envían correo.
Prepara la garantía definitiva si crees que puedes ganar. Es lo que más retrasa el requerimiento.
Ten los certificados al día. Los de estar al corriente con AEAT y Seguridad Social caducan; si el requerimiento llega con los tuyos vencidos, pierdes días.
Y no pares. El error más común es presentar una oferta y esperar el resultado antes de preparar la siguiente. Con los plazos que hay, esperar significa presentar tres o cuatro ofertas al año. Ese ritmo no da resultados.