El caso que sigue es un escenario tipo construido a partir de conversaciones con despachos, no la historia de un cliente concreto. Las cifras son órdenes de magnitud, no una promesa de resultado.
Una gestoría de tamaño medio lleva la contabilidad y las nóminas de unas 120 empresas. Entre ellas hay una empresa de limpieza de catorce personas, dos instaladores eléctricos, una consultora de formación y un par de empresas de mantenimiento.
Todas podrían facturar a la Administración. Casi ninguna lo hace.
No es por falta de capacidad técnica: hacen el mismo trabajo para clientes privados. Es porque nadie les ha dicho que pueden, y porque la primera vez que alguien abrió un pliego de sesenta páginas, lo cerró.
Por qué la gestoría es quien mejor puede resolverlo
La objeción típica es "yo no sé de contratación pública". Es cierta y es menos relevante de lo que parece, porque lo que hace difícil una licitación para una pyme no es la parte jurídica: es la parte documental y la constancia. Y ahí un despacho parte con tres ventajas que ninguna consultora externa tiene.
Ya tiene los documentos. Escrituras, poderes, cuentas anuales, certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, plantilla media. Es exactamente el contenido del sobre A. Una consultora externa tarda dos semanas en reunir eso; la gestoría lo tiene en su servidor.
Ya tiene la confianza. El gerente de la empresa de limpieza contesta al teléfono de su gestor y no al de un comercial que le llama por una licitación.
Ya tiene la recurrencia. Licitar no funciona como intento aislado, funciona sostenido en el tiempo. Un despacho ya está en contacto mensual con el cliente: el seguimiento no le cuesta nada extra.
Cómo se monta, en tres pasos
1. Filtrar la cartera
No todos los clientes son licitables. Los que sí, suelen cumplir tres condiciones: prestan servicios recurrentes (mantenimiento, limpieza, formación, suministros, asesoría técnica), pueden asumir un contrato de 20.000 a 100.000 € al año, y no dependen de una única persona insustituible.
De una cartera de 120 empresas es habitual que salgan entre ocho y quince candidatas reales.
2. Preparar el dossier maestro de cada una
Una sola vez por cliente: documentación societaria, poderes, solvencia económica de los tres últimos ejercicios, relación de trabajos similares —incluidos los del sector privado, que también acreditan solvencia— e inscripción en el ROLECE, que es gratuita y obligatoria para el procedimiento abierto simplificado.
Este paso es el que convierte cada licitación posterior en horas en lugar de días.
3. Monitorizar y decidir
Búsquedas guardadas por CPV y ámbito geográfico para cada cliente, revisión semanal, y un criterio de descarte rápido: si el precio pesa más del 70 % y hay un adjudicatario recurrente en ese órgano, casi nunca merece la pena entrar.
Qué se factura por esto
Modelo | Referencia | Cuándo funciona |
|---|---|---|
Cuota mensual por cliente | 80 – 150 €/mes | Cliente con voluntad de licitar de forma sostenida |
Por expediente preparado | 300 – 600 € | Cliente que quiere probar sin comprometerse |
Éxito sobre adjudicación | 1 – 3 % del importe | Solo con contratos grandes y relación consolidada |
El modelo mixto —cuota baja de seguimiento más importe por expediente presentado— es el que mejor se sostiene: alinea el coste con el trabajo real y no obliga al despacho a asumir el riesgo de que el cliente no se presente nunca.
Con ocho clientes en cuota de 100 € al mes son 9.600 € anuales de ingreso recurrente sobre una cartera que ya tienes, sin captar un solo cliente nuevo.
Qué hay que tener claro antes de empezar
Apoderamiento. Para actuar en nombre del cliente en la plataforma hace falta poder suficiente. Lo más limpio es que la firma final la ponga el representante legal de la empresa.
Filtro de capacidad de ejecución. Presentar a un cliente a un contrato que no puede ejecutar acaba en penalidades y, en el peor caso, en prohibición de contratar. El filtro previo no es opcional.
Expectativas. La primera adjudicación puede tardar seis meses. Conviene decírselo al cliente el primer día.
Por dónde empezar esta semana
Filtra tu cartera y quédate con los cinco clientes más claramente licitables.
Llama a uno. No para venderle nada: para preguntarle si sabe que su ayuntamiento saca contratos de lo que él hace.
Tramita su ROLECE. Es gratis y es el único requisito con plazo de espera.
Configura una búsqueda por su CPV y su provincia y déjala corriendo cuatro semanas antes de decidir nada.
Si al cabo de un mes no ha salido nada aprovechable, el filtro estaba mal y hay que ampliarlo. Si han salido seis, ya tienes un servicio.
Buscafact tiene un plan pensado para despachos que gestionan varias empresas desde una única cuenta, con expedientes separados por cliente. Ver cómo funciona.